Weryfikacja personelu w rejestrach polega na:

1. uzyskaniu i przedłożeniu informacji z Krajowego Rejestru Karnego (KRK), a w określonych przez ustawę przypadkach także z odpowiednich rejestrów innych państw,
2. weryfikacji w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym.

Informację z Krajowego Rejestru Karnego uzyskują (we własnym zakresie) osoby podlegające weryfikacji - zachęcamy do skorzystania ze wzoru wypełnionego zapytania o udzielenie informacji z KRK. Natomiast weryfikacji w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym dokonują upoważnieni pracownicy uczelni.

Pracowników dokonujących weryfikacji personelu zapraszamy do zapoznania się z bardziej szczegółowymi informacjami organizacyjnymi, rekomendacjami oraz dobrymi praktykami zebranymi na stronie maloletni.uj.edu.pl/przewodnik.

Weryfikacji podlega każdy kandydat do pracy oraz członek personelu, który ma zostać dopuszczony do wykonywania zadań związanych z działalnością objętą ochroną małoletnich, tj. działalnością związaną z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich lub opieką nad nimi.

Obowiązek weryfikacji dotyczy więc wszystkich osób, zwłaszcza osób zatrudnionych na UJ (również świadczących pracę na podstawie umów zlecenia i umów o dzieło), które zgodnie ze swoim zakresem obowiązków mają zostać dopuszczone na UJ do działalności objętej ochroną małoletnich. Są to np.:

• nauczyciele akademiccy prowadzący grupy zajęciowe, w których są małoletni, 
• pracownicy (również administracyjni) prowadzący na uczelni np. szkolenia, warsztaty, lekcje biblioteczne lub inne wydarzenia z udziałem małoletnich.

Osoba weryfikowana powinna samodzielnie uzyskać informację z kartoteki karnej i kartoteki nieletnich Krajowego Rejestru Karnego – czyli tzw. „zaświadczenie z KRK”, a w określonych przez ustawę przypadkach także informację z rejestrów zagranicznych (zob. dalej).

Szczegółowe informacje są dostępne na stronie https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-zaswiadczenie-z-krajowego-rejestru-karnego.

Wniosek o informację z KRK można złożyć:

• stacjonarnie w okienku sądowym (wykaz punktów: https://www.gov.pl/web/krajowy-rejestr-karny/uzyskanie-informacji-z-krajowego-rejestru-karnego-droga-tradycyjna) lub
• zdalnie przez system eKRK: https://www.gov.pl/web/krajowy-rejestr-karny/uzyskiwanie-informacji-z-krajowego-rejestru-karnego-droga-elektroniczna3.

Gotowy do wykorzystania wzór wniosku o informację z KRK jest dostępny na stronie Koordynatora ds. ochrony małoletnich w UJ:

• http://maloletni.uj.edu.pl/documents/wzor.

W drugim kroku – po uzyskaniu zaświadczenia – osoba weryfikowana przedkłada wymagane informacje na uczelni, np. w sekretariacie swojego Wydziału lub Instytutu (dot. studentów oraz osób pracujących na umowach cywilno-prawnych i wolontariuszy), sekretariacie Szkoły Doktorskiej (dot. doktorantów) lub Centrum Spraw Osobowych (dot. pracowników etatowych).

Osoby posiadające obywatelstwo państwa innego niż Polska, a także obywatele polscy, którzy w okresie ostatnich 20 lat zamieszkiwali poza granicami Polski, dodatkowo są objęci ustawowym obowiązkiem przedstawienia informacji z odpowiednich rejestrów zagranicznych – prowadzonych w państwach swojego obywatelstwa lub zamieszkania.

Zgodnie z interpretacją Zespołu Radców Prawnych UJ (bez UJ CM) użyte w ustawie określenie „zamieszkiwanie” zakłada zamieszkiwanie lub wyjazd za granicę z intencją stałego pobytu tam, a więc nie dotyczy np. studentów przebywających za granicą na wymianie Erasmus, doktorantów uczestniczących w konferencjach lub wyjazdach badawczych, pracowników realizujących za granicą staże typu post-doc itp.

Informacja o rejestrach wybranych państw wraz z praktycznymi wskazówkami jest dostępna na stronach rządowych: https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/warto-wiedziec w pliku: https://www.gov.pl/attachment/0386ac99-9575-4e5d-b1ec-7325be297ac1.

Zaświadczenie z większości państw europejskich można uzyskać także z międzynarodowego systemu ECRIS za pośrednictwem polskiego KRK: https://www.gov.pl/web/krajowy-rejestr-karny/uzyskiwanie-informacji-za-posrednictwem-systemu-informatycznego-ecris.

W przypadku państw, które nie prowadzą rejestrów wymaganych przez przepisy, osoba weryfikowana powinna złożyć oświadczenie, którego wzór – w języku polskim lub angielskim – można znaleźć na stronach Centrum Spraw Osobowych: https://cso.uj.edu.pl/maloletni (dot. pracowników) lub Działu Rekrutacji na Studia: https://rekrutacja.uj.edu.pl/ochrona (dot. kandydatów na studia, studentów i doktorantów). Oświadczenie to nie może zastąpić informacji z właściwego rejestru zagranicznego, jeśli w danym państwie jest on prowadzony.

Student podlega weryfikacji, jeśli ma zostać dopuszczony do wykonywania zadań związanych z działalnością objętą ochroną małoletnich.

Obowiązek weryfikacji nie dotyczy więc osób studiujących, które biorą udział w zajęciach dydaktycznych wraz z osobą małoletnią, ponieważ nie wykonują one zadań związanych z działalnością objętą ochroną małoletnich.

Weryfikacja jest natomiast konieczna przed podjęciem przez osoby studiujące praktyk zawodowych, o ile obejmują one działalność objętą ochroną małoletnich (np. praktyki odbywające się w szkole). Niezależnie od obowiązków ciążących w tym zakresie na dyrektorze szkoły lub innej placówki dopuszczającej do działalności, zgodnie ze Standardami ochrony małoletnich na UJ obowiązkiem weryfikacji objęte są wskazane przez organizatora praktyk osoby kierowane na praktyki psychologiczno-pedagogiczne. 

Osoby podlegające weryfikacji wyznacza kierownik właściwej jednostki organizacyjnej uczelni, czyli np.:

• w przypadku nauczycieli akademickich - dziekan,
• w przypadku pracowników administracji - kierownik jednostki administracji, w której dany pracownik jest zatrudniony.

W przypadku imprez i wydarzeń kierowanych do osób małoletnich albo nieokreślonej grupy osób osoby podlegające weryfikacji wyznacza organizator.